Glossário
Esta seção apresenta os principais termos técnicos, operacionais e institucionais utilizados ao longo do Manual do Sistema E-Docs. O objetivo é facilitar a compreensão dos conceitos e ações descritas, especialmente para pessoas usuárias que não estão familiarizadas com a terminologia da gestão documental eletrônica.
Em caso de dúvidas durante o uso do sistema, consulte este glossário para esclarecer significados, funções e distinções entre termos semelhantes.
Assinatura digital: Mecanismo criptográfico que garante autoria e integridade de documentos, vinculado a certificado digital (ex: ICP-Brasil).
Autuação: Ato de transformar um ou mais documentos em um processo formal, com numeração e classificação.
Caixa de encaminhamentos: Interface do sistema onde o usuário visualiza os documentos recebidos, encaminhados ou aguardando ação.
Captura de documento: Ação de registrar um documento no sistema E-Docs, vinculando-o a um fluxo de tramitação. Pode ser aplicado a documentos novos ou digitalizados.
Documento nato-digital: Documento criado originalmente em meio eletrônico, sem necessidade de digitalização. Possui validade jurídica desde sua criação no sistema.
Documento escaneado: Versão digital obtida a partir da digitalização de um documento físico. Sua validade jurídica depende de autenticação ou legislação específica.
Encaminhamento: Ação de enviar um documento ou processo a outro usuário ou setor para continuidade do fluxo, análise ou assinatura.
Entranhar: Ação de anexar definitivamente um documento a um processo, tornando-o parte integrante da tramitação.
Painel de pendências: Área do sistema que exibe documentos ou processos com ações aguardando resposta do usuário (assinatura, leitura, encaminhamento).
Perfil de acesso: Conjunto de permissões atribuídas ao usuário, que define quais funcionalidades ele pode acessar ou executar no sistema.
Processo eletrônico: Conjunto organizado de documentos nato-digitais ou digitalizados, tramitado integralmente por meio eletrônico no sistema E-Docs.
Visualização: Permissão de leitura de um documento ou processo, sem possibilidade de edição ou tramitação.
Responder / Encaminhar / Entranhar: Ações distintas disponíveis no sistema: Responder envia uma devolutiva, Encaminhar redireciona o documento, Entranhar anexa a um processo.
Tramitação: Conjunto de movimentações de um documento ou processo entre unidades ou usuários, incluindo ações como envio, resposta e arquivamento.